翔愛学園の生徒さんから頂いた悩み相談に対し、私だったらどうするかを答えていきましょう。
PN：チャッピーさん
人生相談です。
現実世界では社会人として生活しています。仕事に対してのモチベーションがどうしても上がらない時があるのですが、社長はモチベーションが保てない時はどのように過ごしてその時期を乗り切っていますか？
モチベーションがあがらない時、どうしてもあります。それでも仕事をしないわけにはいかないことってありますよね。
体が疲れているだけなら話は簡単
モチベーションとは「やる気」すなわち、気持ちの問題です。そのように考えると難しい問題のような気がしますが、単純に体が疲れていて、やる気が出ないだけかもしれません。
体が疲れているみたい。と思ったら、まずは疲れをとり除く工夫をしてみましょう。一番いいのは5分でも10分でも仮眠をとることですが、それが許されない職場かもしれませんね。まずは目の前の仕事から意識を外し、ストレッチをする、窓から外を眺めてみる、外の空気を吸うなどがいいですね。それでもシャッキリしないときは、強くお薦めできませんが、私はカフェインの力を借りて乗り切ります。濃いめのコーヒーでもいいかもしれませんし、栄養ドリンクもありです。カフェインは、疲れをごまかすものですから、仕事のあとはしっかり休息する必要があります。また、常時カフェインをとっていると、疲れをごまかしっぱなしで負担をかけていることに気づかないままだったり、いざというときに効かなくなりますから、普段はできるだけカフェインを避ける工夫をするようにおすすめします。
コーヒーは健康に良いという説もあります「日本人はコーヒー1日3〜4杯で死亡リスクが24パーセントも低下する！！」
脳も休む必要がある
脳も体の一部であり、働きっぱなしは栄養不足になったり、疲れたりします。考え事をしている間は脳は活動していますし、考えるのをやめて頭を空っぽにすれば休ませることができます。脳が疲れてると感じたら、思考を止め頭を空っぽにして休ませてあげてください。血糖値をあげて栄養補給もしてあげるといいですね。最初は脳を休めるってよくわからないかもしれませんが、慣れれば体の休憩と脳の休憩を意識して使い分けることができます。練習してみるといいですよ。
また、脳がフル回転するような状況は、上半身にも力がはいって筋肉が緊張しっぱなしになっていたりします。肩や背中の筋肉も意識して脱力してあげてください。30分のうちに5分だけでいいので、全身の力を抜いて、頭を空っぽにするだけで、その後の疲れがだいぶ変わってきます。慣れれば仕事しながら脱力できます。
折角休憩時間があっても肝心の体や脳を休ませてない人、意外と多いと思います。休憩時間にwebサイトをみて時間を潰すだと、全く休憩になってませんから(笑)
継続的にモチベーション維持して、たくさんの仕事をこなす方法
さて、特に体が疲れている様子もないのに、モチベーションがあがらない。もしかして仕事に飽きてしまった？そんな理由では会社は許してくれませんよね(笑)実際飽きてしまったのかもしれませんが、なんとかその期間を乗り切りたいということだと思います。効果的な気分転換やリフレッシュができればいいのですが、1日中気分転換し続けるわけにもいきません。そんな時の方法を考えてみましょう。
好きなものを視界に入る場所に置いてみる
私なら仕事しながら気分転換を同時にこなす方法を考えます。例えば、自分の好きなもの、お気に入りのもので、周囲を囲んでみてはいかがでょう？使い心地の良いペンや文房具なんか効果的だと思いますが、PCを使った仕事ならマウスやマウスパッドを快適なものに交換するのもありでしょう。気に入ったスマホスタンドを探してみるとか、もちろん痛い系のフィギュアで取り囲んでみるのもOKだと思います。周囲にオタクがいなくても人目を気にする必要はありません。仕事がデキるオタクは、仕事ができない一般人よりずっとカッコイイです。
単純作業と創造的な仕事を仕分けする
仕事の中には、単純でつまらない仕事と、複雑でやりがいのある仕事があります。単純な仕事ばかりやっていると飽きてきますし、創造性やアイデアを必要とされる仕事は煮詰まることがありますね。それらの順番をうまくコントロールすると、仕事に行き詰まる時間を減らせます。
まず、単純な頭を使わない仕事と、頭を使う仕事をきっちり仕分けします。朝一番で気分がフレッシュな時に、頭を使う仕事をはじめます。そのためには、前日に明日やるべきことをイメージしておくことも必要ですね。アイデアが必要な仕事で、だんだん脳が疲れて煮詰まってきたら、単純な頭を使わない仕事に切り替えます。この単純な仕事をしてる間は、できるだけ脳を休ませるのがポイントです。余計なことを考えず、ロボットになったように、淡々と仕事を流します。で、単純な仕事に飽きてきたら、また頭を使う仕事に切り替えます。このサイクルを覚えると、人の2倍仕事ができるようになります(笑)
やることリストではなく、やったことリストをつける
仕事にToDoリストを使っている人、いると思います。スマホにはToDoアプリが必ずありますし、PC でGoogle Taskを使う人も多いでしょう。ビジネスには必須ツールのようになっているToDoリストですが、あれ、実はあまり良くないんじゃないかと私は考えました。
どこが良くないかというと2点あります。まず1点目、ToDoリストが溜まりすぎるとうんざりする。やることをわざわざ入力するのは、忘れないようにするためだと思いますが、それをコンピュータに入力するんだったら、忘れても安心できることが理想だと思います。ところが、ToDoリストにどんどん入力して、やることが溜まってくると、リストが気になってしょうがない。気になるんだけど、みるたびにうんざりする。こんな気持ちになってしまい、結果的にモチベーションを下げることが良くあります。
そして2点目、当たり前のことなんですが、達成すればするほどリストが減る。リストが減って綺麗になることは、一見嬉しいことのような気がしてしまいます。しかし、これがスタンプ帳のようなものだと考えてください。通えば通うほどスタンプをはがされるスタンプ帳って、嬉しくないですよね？つまり、達成感を得るためには、達成したことがどんどん溜まる仕組みがモチベーションにつながると思うんです。ところが、多くのToDoソフトは、チェックをつけたものから消えていってしまいます。終わったことは忘れていいという理屈はわかるんですが、折角山のような仕事をこなしたのに、リストが空っぽというのは虚しいです。途中で頑張るぞっていう力も出ません。やることをリスト化するのではなくやったことをリスト化すると、自分の達成感に自然とつながるのでお勧めです。
ToDoリストは大事なことを忘れないためのリマインダーとしてのみ使い、ToDoリストに仕事を支配されないようにしましょう。
自分のための作業記録をつける
では、やったことリストをどのように記録するかお話しします。日報の提出が必要な会社であれば、日報をつけながらやったことリストにすると一石二鳥ですね。でも、日報を義務づけられていない仕事で、自分のために日報をつけるというのは、無駄な作業のように思ってしまいますか？そんなことないと思います。私は自分のために作業記録を常につけるようにしています。自分のためというのは、半年後、あるいは1年後など、手順を忘れた頃に素早く思いだす手がかりとして、とても重要だからです。記録にはEvernoteを使っています。人間、記録することで忘れにくくなるものですが、それでも忘れてしまった時、キーワードやおおよその日時から検索して、手順を呼び出します。「あれはどうだったかな?」と思いだすための無駄な時間とか、「あのファイルどこだっけ」とファイルを探す時間が大幅に節約できます。もちろん、人に頼む時にもその手順書を渡せば簡単に伝達できます。そして、普段はその記録の蓄積が、「仕事したぞ」っていう達成感を自分に与えてくれます。
これを積み重ねることで、自分用の仕事マニュアルが完成します。
仕事とは、ミッションをタスクに分解すること
仕事とは、明確なゴールを目指し=これをミッションと呼びます。ゴールにたどり着く道を進むこと=仕事の手順すなわちタスクをこなしていくことだと考えます。ミッションをタスクに分解することは、ディレクターすなわち作業を指示する人の仕事の場合もありますが、指示を待たずに自分でできた方が創造性の高い仕事になります。上司が優秀ではなく、あいまいな指示しかできない人だった場合も、自分でタスク分解する必要があります。
この、ミッションをタスクに分解する部分、つまり仕事の段取りをする部分がすごく重要なんですが、ここに創造性があり頭を使う部分です。私はこのタスク分解の作業を、Evernoteに綺麗に入力してしまうことを自分にとっての重要な仕事と位置づけています。言わば、自分マニュアルの作成です。
実際にタスクをこなしていくのは、考えるのに疲れてからです。分解されているタスクは、単純作業なので、頭を安めながら淡々とこなしていくことができます。ノートに整理されていますから、忙しければ誰かに頼むこともスムーズにできます。でも、脳の休憩を兼ねているので自分でやってしまうことの方が多いですけどね。単純作業を誰かに振って、自分が1日中頭を使う仕事に向き合おうとすると、さすがにヘトヘトになりますから(笑)
仕事には本来創造性がある
仕事とは本来創造的なことです。単純作業が自動化されたりロボット化されるのは、今後も推進されていくでしょう。
タスク分解が上手にできないと、仕事が終わる時間を見誤って残業ばかりになってしまったり、本来やらないでいいことをやってしまったり、リズムよく仕事をこなしてる途中で、行き詰まったり、同じ仕事なのに何倍も時間がかかってしまうことがあります。どこから手をつけていいかわからないパターンも、タスク分解ができていない典型ですね。 つまり、仕事が速い人、仕事ができる人は、タスク分解の上手な人だと思うんです。この、工夫によって効率があがることは、あらゆる仕事が本来持っている創造的で面白い部分だと思います。与えられたマニュアル通り作業のみをしていると、面白くないのは当たり前なんですよね。
タスク分解作業は数をこなせば効率よくできるようになります。漠然と取り組まずに、意識してやることで、自分の能力アップに確実につながります。
モチベーションの話に戻りますが、与えられたミッションがタスク分解されていなかったり、タスク分解が不完全で納得できないものだったりしていませんか？そんな時は文句を言っても解決しませんので、自分でタスク分解に取り組んでみましょう。
いろいろ書きましたが、全て私が実践していることばかりです。仕事ばかりが人生じゃないですが、仕事が大好きで、人一倍仕事をこなしたいと思う人は、ぜひ真似してみてください(笑)